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Recientemente estamos observando como la Agencia Tributaria (sea porque es a ella a quien le corresponde aplicar el sistema tributario para que todos contribuyamos al sostenimiento de los gastos públicos de acuerdo con nuestra capacidad económica, sea porque las arcas públicas están necesitadas de recursos como consecuencia de los destrozos económicos que está causando la pandemia, o sea porque hay que buscar algún remedio para el déficit público que está padeciendo nuestro país) está llevando a cabo numerosas actuaciones sobre los contribuyentes.
Por ello no está de más que recordemos una serie de obligaciones que, aun conociéndose, en muchas ocasiones las estamos relegando a un segundo plano.
Vamos a comenzar, en esta newsletter, con los requisitos y obligaciones que todo empresario ha de tener presente en lo que a las “facturas” se refiere. Ahora bien, siendo conscientes de lo extenso que puede ser, vamos a comenzar por el final, esto es, con algunas de las conclusiones y consideraciones que hemos de tener presentes, después, si quiere profundizar más y dispone de tiempo, puede continuar con el resto:
PARTE I: DE LAS FACTURAS
Obligación de expedir factura:
Todos los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes o prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas. Esta obligación también resulta de aplicación a quienes estén acogidos a los regímenes especiales del IVA.
La obligación de expedir factura se aplicará también a:
a) Para las operaciones incluidas en los regímenes especiales aplicables a las ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios cuando sea el Reino de España el Estado miembro de identificación.
b) Para las operaciones distintas de las señaladas en la letra a) anterior cuando:
a') La entrega de bienes o la prestación de servicios a que se refiera se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, salvo cuando el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por este último.
b') El proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del Impuesto o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación, conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, no se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, en los siguientes supuestos:
a'') Cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio.
b'') Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Comunidad.
Cabe la posibilidad de que la factura sea expedida, si se cumplen determinados requisitos, por:
Excepciones a la obligación de expedir factura:
Las siguientes operaciones interiores exentas de IVA:
Operaciones realizadas por aquellos a quienes resulta de aplicación el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia.
Operaciones realizadas por aquellos a quienes resulta de aplicación el Régimen Simplificado.
Operaciones realizadas por aquellos a quienes resulta de aplicación el Régimen Especial de la Agricultura Ganadería y Pesca.
Clases de facturas:
Las facturas pueden ser “completas” o “simplificadas”.
Podrá emitirse factura simplificada cuando:
1. Su importe no exceda de 400 €, IVA incluido.
2. Deba expedirse una factura rectificativa.
3. Su importe no exceda de 3.000 €, IVA incluido, en las siguientes operaciones:
a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
b) Ventas o servicios en ambulancia.
c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
d) Transporte de personas y sus equipajes.
e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
g) Servicios de telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
i) Utilización de instalaciones deportivas.
j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
l) Alquiler de películas.
m) Servicios de tintorería y lavandería.
n) Utilización de autopistas de peaje.
4. La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá autorizar la expedición de facturas simplificadas en aquellos casos en que las prácticas comerciales o administrativas del sector de la actividad, o las condiciones técnicas de expedición de las facturas, dificulten particularmente la inclusión en las mismas de la totalidad de los datos o de los requisitos exigidos.
5. Cuando deba expedirse factura rectificativa.
No podrá emitirse factura simplificada cuando se realicen:
1. Entregas de bienes exentas con destino a otro Estado miembro, reguladas en el artículo 25 LIVA.
2. Entregas de bienes a las que se refiere el artículo 68.Tres.a) LIVA (ventas a distancia intracomunitarias de bienes cuando dicho territorio sea el lugar de llegada de la expedición o del transporte con destino al cliente), salvo cuando les resulte aplicable el Régimen Especial de ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios
3. Entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, cuando el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura sea expedida por este último.
4. Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el TIVA o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la operación y, además, se sitúe fuera del territorio de aplicación del Impuesto cuando la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación no se entienda realizada en el TIVA, en los siguientes supuestos:
Contenido de las facturas:
Factura completa: Los datos y requisitos que obligatoriamente ha de reunir la factura son:
a) Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie será correlativa. Será obligatoria la utilización de series diferentes en los siguientes supuestos:
b) La fecha de su expedición
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
d) NIF atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.
f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, indicación de que la operación está exenta.
k) En las entregas de medios de transporte nuevos sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención facturación por el destinatario.
m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención inversión del sujeto pasivo.
n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención régimen especial de las agencias de viajes.
o) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención régimen especial de bienes usados, régimen especial de objetos de arte o régimen especial de antigüedades y objetos de colección.
p) En caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja, la mención, régimen especial de criterio de caja.
Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:
Cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio, el obligado a expedir la factura podrá omitir la información prevista en las letras f), g) y h) anteriores e indicar en su lugar, mediante referencia a la cantidad o al alcance de los bienes o servicios suministrados y su naturaleza, el importe sujeto al Impuesto de tales bienes o servicios
Factura simplificada: Los datos a consignar son:
a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos:
b) La fecha de su expedición.
c) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
d) Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
e) La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
f) Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión IVA incluido. Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del IVA deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
g) Contraprestación total.
h) En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
i) En los supuestos contemplados en las letras j) a p) del apartado anterior (factura completa), deberá hacerse constar las menciones referidas en las mismas.
Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos (es la coloquialmente denominada “factura simplificada especial”):
Medios de expedición de facturas:
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular:
Factura electrónica:
Definición: se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico y estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.
Autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica: con carácter general podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. No obstante, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
a) Mediante una firma electrónica avanzada.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Plazo para la expedición de las facturas:
Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.
En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º LIVA (entregas de bienes destinados a otro Estado miembro), las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
La expedición de la factura rectificativa deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que, conforme a los apartados anteriores, obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto o, en su caso, se produjeron las circunstancias a que se refiere el artículo 80 LIVA.
En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación.
Plazo para la remisión de las facturas:
La obligación de remisión de las facturas deberá cumplirse en el mismo momento de su expedición o bien, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación o en el caso de las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja o de facturas rectificativas antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la operación o se hubiera expedido la factura respectivamente.
Facturas rectificativas:
Únicamente tienen la consideración de facturas rectificativas aquellas que se expidan:
Cuando se expida una factura rectificativa, los datos de “descripción de las operaciones”, “tipo impositivo aplicado” y “cuota tributaria”, expresarán la rectificación efectuada, bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, bien tal y como quedan tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación.
Cuando lo que se expida sea una factura simplificada rectificativa los datos “tipo impositivo aplicado”, “contraprestación total” y, en su caso, “cuota tributaria”, expresarán la rectificación efectuada, bien indicando directamente el importe de la rectificación, bien tal y como quedan tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación.
La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se haga constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. No obstante, cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, no será necesaria la identificación de las facturas, bastando la determinación del período a que se refieren.
Las facturas que se expidan en sustitución o canje de facturas simplificadas expedidas con anterioridad no tendrán la condición de rectificativas, siempre que las facturas simplificadas expedidas en su día cumpliesen los requisitos que les son exigibles. El plazo para la expedición de estos documentos, cuando el canje se hace documento a documento, es de 4 años.
Conservación de las facturas:
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. Esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.
Se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Las obligaciones de conservación se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.
Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Cumplimiento de la expedición o conservación de facturas por el destinatario o por un tercero:
Puede ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones. Requisitos:
PARTE II: DE LOS LIBROS REGISTRO:
Registro de operaciones incluidas en el “Régimen de la Unión” y “Régimen exterior de la Unión”:
Los empresarios y profesionales acogidos al régimen exterior de la Unión y al régimen de la Unión han de llevar un registro de las operaciones incluidas en estos regímenes especiales, con el detalle suficiente para que la Administración tributaria del Estado miembro de consumo pueda comprobar los datos incluidos en las declaraciones del Impuesto. A tal efecto, dicho registro deberá contener la siguiente información:
a) el Estado miembro de consumo en el que hayan realizado las operaciones;
b) el tipo de prestación de servicios realizada o la descripción y la cantidad de los bienes entregados;
c) la fecha de realización de la operación;
d) la base imponible con indicación de la moneda utilizada;
e) cualquier aumento o reducción posterior de la base imponible;
f) el tipo del Impuesto aplicado;
g) el importe adeudado del Impuesto con indicación de la moneda utilizada;
h) la fecha y el importe de los pagos recibidos;
i) cualquier anticipo recibido antes de la realización de la operación;
j) la información contenida en la factura, en caso de que se haya emitido;
k) la información utilizada para determinar el lugar de establecimiento del cliente, o su domicilio o residencia habitual, tratándose de prestaciones de servicios, y, en el caso de bienes, la información utilizada para determinar el lugar donde comienza y termina la expedición o el transporte de los mismos;
l) cualquier prueba de posibles devoluciones de bienes, incluida la base imponible y el tipo del impuesto aplicado.
La anterior información deberá conservarse de tal manera que permita su disposición por vía electrónica, de forma inmediata y por cada una de las operaciones realizadas y estará disponible tanto para el Estado miembro de consumo como para el Estado miembro de identificación.
La expedición de factura, en los casos en que resulte procedente, se determinará y se ajustará conforme con las normas del Estado miembro de identificación.
En el caso de que el Reino de España sea el Estado miembro de identificación la expedición y entrega de factura se ajustará a lo previsto en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Registro de operaciones realizadas utilizando una interfaz digital:
Cuando un empresario o profesional, actuando como tal, utilizando una interfaz digital como un mercado en línea, una plataforma, un portal u otros medios similares, facilite la entrega de bienes o la prestación de servicios a personas que no sean empresarios o profesionales, tendrá la obligación de llevar un registro de dichas operaciones y su contenido deberá incluir:
a) el nombre, la dirección postal y electrónica o el sitio web del proveedor cuyas entregas o prestaciones se faciliten a través de la utilización de la interfaz electrónica, y si están disponibles:
a´) el número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido o el número nacional de identificación fiscal del proveedor
b´) el número de la cuenta bancaria o el número de la cuenta virtual del proveedor
b) una descripción de los bienes, su valor, el lugar de llegada de la expedición o transporte, junto con el momento de la entrega y, si se encuentran disponibles, el número de pedido o el número único de transacción
c) una descripción de los servicios, su valor, información para determinar el lugar y el momento de la prestación y, si se encuentran disponibles, el número de pedido o el número único de transacción.
Este registro deberá estar por vía electrónica, previa solicitud, a disposición de los Estados miembros interesados.
El registro se mantendrá por un período de diez años a partir del final del año en que se haya realizado la operación.
Libro registro de facturas recibidas:
En el libro registro de facturas recibidas se anotarán, una por una, las facturas recibidas y, en su caso, los documentos de aduanas y los demás. Se consignarán su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible y, en su caso, el tipo impositivo, la cuota tributaria y si la operación se encuentra afectada por el régimen especial del criterio de caja, en cuyo caso se deberán incluir las menciones a las fechas del pago, parcial o total, de la operación, con indicación por separado del importe correspondiente, en su caso, y la indicación del medio de pago por el que se satisface el importe parcial o total de la operación.
En el caso de las facturas correspondientes a entregas que den lugar a adquisiciones intracomunitarias de bienes, las cuotas tributarias correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias de bienes a que den lugar las entregas en ellas documentadas habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas.
Igualmente, en el caso de las facturas o, en su caso, de los justificantes contables operaciones expedido por quien realice una entrega de bienes o una prestación de servicios al destinatario, el caso denominado inversión del sujeto pasivo, sujeto pasivo del Impuesto, las cuotas tributarias correspondientes a las entregas de bienes o prestaciones de servicios en ellas documentadas, habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas o justificantes contables.
Libro registro de facturas expedidas:
En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas expedidas y se consignarán el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido», la cuota tributaria y si la operación se ha efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, en cuyo caso se deberán incluir las menciones a las fechas del cobro, parcial o total, de la operación, con indicación por separado del importe correspondiente, en su caso y la indicación de la cuenta bancaria o del medio de cobro utilizado, que pueda acreditar el cobro parcial o total de la operación.
La anotación individualizada de las facturas se podrá sustituir por la de asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha en que se hayan expedido, base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos, la cuota global de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, los números inicial y final de las mismas y si las operaciones se han efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, en cuyo caso se deberán incluir las menciones indicadas en el párrafo anterior, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:
a) Que en las facturas expedidas no sea preceptiva la identificación del destinatario.
b) Que el devengo de las operaciones documentadas se haya producido dentro de un mismo mes natural.
Otros libros registro:
Libro registro de bienes de inversión:
Aplicable a quienes tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias
No dude en consultarnos lo que considere oportuno. Somos conscientes de lo espinoso que puede resultar este tema.
