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Desde la entrada en vigor de la actual Ley del Impuesto de Sociedades, las bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación o autoliquidación podrán compensarse, sin límite temporal, con las bases imponibles positivas de los periodos impositivos siguientes. Esto implica que es necesario que esa base imponible negativa, para que pueda ser compensada en un futuro, tiene que haber figurado en la autoliquidación del Impuesto sobre Sociedades presentado por la empresa o bien que la Administración Tributaria haya determinado esa base imponible vía inspección.
El plazo general de prescripción según la Ley General Tributaria es de 4 años. Sin embargo, la capacidad de comprobación de la Administración tributaria no prescribe a efectos de iniciar el procedimiento de comprobación de las bases imponibles negativas compensadas o pendientes de compensar, limitándose el plazo temporal de ese derecho de comprobación a 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación. La modificación, en su caso, de las bases imponibles negativas acreditadas resultante de la comprobación solo tendría efectos respecto de la compensación que se hubiese realizado en períodos no prescritos al tiempo de esa comprobación
Una vez transcurrido el plazo de 10 años, aunque prescribe la capacidad de la Administración para comprobar e investigar esas bases imponibles negativas, es decir, la Administración tributaria no puede modificar el importe de las bases imponibles negativas declaradas por el contribuyente, sin embargo, a efectos de consolidar la compensación de las mismas, el contribuyente está obligado a la acreditación de las bases imponibles negativas cuya compensación pretenda realizar. Para ello debe exhibir a la Administración tributaria la correspondiente liquidación o autoliquidación de la que haya resultado la base imponible negativa, así como la contabilidad, con justificación de su depósito durante el plazo de esos 10 años en el Registro Mercantil.
Dicho lo anterior, debemos quedarnos con la idea de que cuando tenemos en la sociedad bases imponibles negativas pendientes de compensación debemos de reconsiderar qué documentación debemos de seguir conservando y durante cuánto tiempo.
Y por otra parte no olvidemos que:
De acuerdo con el Código de Comercio (Artículo 30), los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos. Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).
Las facturas de inmovilizado deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado o, en su caso, el periodo indicado cuando hay bases imponibles negativas pendientes de compensación.
